「うちも社内でChatGPTを利用し始めたけど、自由に使わせていいの？リスクは？」
――多くの企業が直面するこの現状に、危機感を覚えていませんか？
実際、適切な利用ガイドラインが整備されていない組織がほとんどであり、重大な問題に発展するリスクが日々高まっています。
機密情報の流出、著作権侵害、品質の一貫性の欠如など、放置すれば企業の存続すら脅かしかねない深刻な課題が山積みです。
かといって、過度に制限的なルールを設ければ、DXの機会を逃すことにも。
本記事では、企業や組織がChatGPTを効果的に活用しながら、リスクを最小限に抑えるために策定すべき社内ルールの作成ポイントと、すぐに活用できる具体的なテンプレートをご紹介します。
明日からの実務に直接活かせる内容となっていますので、ぜひ最後までお読みください。
ChatGPTの社内ルールはなぜ重要なのか？
企業におけるChatGPTの利用は、もはや特別なものではなく、日常的な業務ツールとなりつつあります。その一方で、多くの企業では体系的なルールやガイドラインのないまま、個々の判断で利用が進められています。この状況は、情報セキュリティ、法的リスク、業務品質など、複数の観点で企業に深刻な影響をもたらす可能性があります。ChatGPTを企業や組織の競争力向上に活かすためには、適切な社内ルールの整備が不可欠となっています。
それでは、まずそもそも、なぜ社内ルールが必要なのか、具体的な理由を見ていきましょう。
■情報漏洩のリスクを回避するため
ChatGPTに入力された情報は、すべてOpenAIのサーバーに送信されます。つまり、意図せずに機密情報や個人情報が外部に流出するリスクが常に存在するのです。例えば、商談内容の要約を依頼する際に顧客情報が含まれていたり、社内文書の校正を依頼する際に機密情報が含まれていたりするケースは少なくありません。明確なルールを設けることで、このような情報漏洩リスクを防ぐことができます。
■著作権問題に関する法的リスクを抑えるため
ChatGPTが生成するコンテンツの著作権や、AIが作成した成果物の権利関係については、まだ明確な法的解釈が確立されていません。また、ChatGPTの出力内容が他者の著作物を侵害している可能性もあります。社内ルールでAI生成コンテンツの利用範囲や確認プロセスを定めることで、法的リスクを最小限に抑えることができます。
■業務品質の一貫性を確保するため
ChatGPTの出力内容は、プロンプト（入力内容）の書き方や設定によって大きく変わります。また、時として事実と異なる情報や偏った内容を生成することもあります。社内ルールで利用方法や検証プロセスを標準化することで、一定水準の品質を確保し、業務効率を最大化することができます。
■組織全体での効果的な活用を実現するため
部署や個人によってバラバラな使用方法では、せっかくのツールも十分に活用できません。また、効果的な活用のためのノウハウも共有されにくくなります。明確なルールとガイドラインを設けることで、組織全体での効率的な活用が可能になり、ベストプラクティスの共有も促進されます。
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このように、ChatGPTの社内ルールは、「リスク管理」と「効果的活用」の両面で重要な役割を果たします。
次に、これらの課題に対応する具体的なルール作成のポイントとテンプレートについてご紹介していきます。
【ChatGPTの社内ルール作成のポイント】
効果的な社内ルールを作成するためには、規制と活用のバランスを適切に保つことが重要です。厳しすぎるルールは業務効率の低下を招き、緩すぎるルールはリスク管理が不十分となります。それらを意識しつつ、ここでは実践的な社内ルール作成のポイントを解説します。
■明確な利用目的の設定
まず重要なのは、組織としてChatGPTをどのような業務で活用するのかを明確にすることです。例えば、「文書作成の下書き」「アイデア出しの補助」「プログラムコードの参考」など、具体的な利用シーンを定義します。これにより、従業員は安心してツールを活用でき、また管理側も適切な監督が可能になります。
■セキュリティレベルに応じた利用制限
企業内の情報を、機密度に応じて分類し、ChatGPTへの入力可否を明確にします。例えば、以下のようなレベル分けも有効です。
・レベル1（入力禁止）：個人情報、機密情報、契約内容など
・レベル2（要承認）：社内文書、業務マニュアルなど
・レベル3（入力可）：一般的な問い合わせ、公開情報など
■出力内容の検証プロセス
ChatGPTの出力は、必ず人間による確認を経るというルールを設定します。特に以下の点について、具体的な確認手順を定めましょう。
・事実関係の正確性
・著作権侵害の可能性
・企業のトーンや方針との整合性
・機密情報の含有有無
■利用記録の管理方法
トラブル発生時の対応や、効果的な活用事例の共有のため、以下のような利用記録を残すルールを設けます。
・利用日時と目的
・入力内容（プロンプト）
・出力内容とその使用結果
・気づいた注意点や改善点
すぐに使える実践的なルールテンプレートも紹介！
これまでの解説で、ルール作りのポイントは理解できたのではないでしょうか。
ただ、具体的にどのような内容でルール策定したらよいかわからない方の為に、以下で、すぐに活用できる社内ルールのテンプレート例もご紹介します。
【ChatGPT社内ルール テンプレート】
1.基本方針
・本ルールは、ChatGPTの適切な利用を促進し、業務効率の向上とリスク低減を図ることを目的とする
・全従業員は、本ルールに従ってChatGPTを利用するものとする
2.利用可能な業務範囲
・文書作成の補助（企画書、報告書、メールの下書きなど）
・アイデア創出の補助（企画立案、問題解決など）
・情報整理・要約作業
・プログラミング参考例の取得
3.禁止事項
・個人情報の入力
・機密情報の入力
・契約内容の入力
・未公開の製品情報の入力
・出力内容の無検証での使用
4.利用手順
①利用目的の明確化
②入力情報の機密レベル確認
③必要に応じて上長承認取得
④ChatGPT利用
⑤出力内容の検証
⑥利用記録の保存
5.違反時の対応
・本ルール違反を発見した場合は、直ちに上長に報告
・重大な違反の場合は、社内規定に基づき処分の対象となる可能性あり
このテンプレートは、各企業の状況に応じてカスタマイズして利用するようにしてください。特に、業種特有の機密情報や、組織固有の業務プロセスについては、適切に追加・修正することをお勧めします。
社内ルールを守って、適切にChatGPTを活用しよう
ChatGPTの社内ルール作成は、決して利用を制限することが目的ではありません。むしろ、安全かつ効果的な活用を促進するための基盤づくりと捉えるべきです。
ルールを守りながら、安心・安全にChatGPTを活用することで、更なる業務効率化を実現していきましょう。
また、ルールを設定して運用していくのも大事ですが、根本的に情報流出を防ぐのであれば、セキュアにChatGPTを使えるよう“環境を整える”のも重要です。
企業向けAIアシスタント HEROZ ASKを活用すれば、個人情報や社内文書などの機密性の高い情報の漏洩リスクを簡単・安全に抑えることができます。
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この記事の情報は2024年12月23日時点のものです。
