AIの進化が加速する中、ChatGPTの普及は企業の業務環境にも大きな変革をもたらしています。多くの企業がAIの導入を進める一方で、中小企業ではまだChatGPTを活用していない場合も少なくありません。しかし、人材不足や業務効率化といった課題に直面する中小企業こそ、AIの導入によって大きな恩恵を受ける可能性があるのです。
そこで、この記事では、企業向けのChatGPT製品の特徴や、中小企業がAIを導入すべき理由について詳しく解説します。セキュリティ対策や業務フローへの適応、さらには具体的な導入メリットまで、幅広い観点からAI導入の意義を探っていきます。
ChatGPTの企業利用とは？基本的な概要と特徴
ChatGPTは、OpenAIが開発した最先端の自然言語処理AIです。膨大なデータで学習し、人間のような対話や文章生成が可能です。質問応答、文章作成、翻訳など、幅広いタスクをこなせる汎用的なAIアシスタントとして注目を集めています。近年、その汎用性から、企業での利用も広がりつつあります。
ChatGPTの企業利用には、様々な可能性があります。例えば、カスタマーサポートの自動化やコンテンツ制作の効率化、データ分析やマーケットリサーチ、さらには社内の情報収集にも活用できます。これらの活用により、業務効率の改善やコスト削減、従業員の働き方の進化など、多岐にわたる効果が期待できます。
企業のChatGPT利用パターン、それぞれのメリット・デメリット
ChatGPTの無料版を業務に利用することも可能ですが、一般的ではなく、セキュリティ上の懸念や、社内データが利用しづらいなどの理由であまり推奨できません。社員がどのようにChatGPTを利用しているのか把握しづらいというのも大きなリスクでしょう。
企業がChatGPTを利用する場合にはいくつかパターンがあります。1つめは、OpenAIが提供するTeamプランやEnterpriseプランを利用すること。2つめは、OpenAIが提供するChatGPTのAPIを利用して社内で独自にシステムを構築すること。3つめはChatGPTのAPIを利用して開発されている企業向けのサービス（企業向けChatGPT製品）を利用することです。
1つめの「OpenAIが提供するTeamプラン・Enterpriseプランの利用」は、個人が利用するChatGPTの延長線上の感覚で利用できるメリットはありつつも、円安のため料金がやや高いというデメリットがあります。
2つめの「OpenAIが提供するChatGPTのAPIを利用して社内で独自にシステムを構築」は、自社に合わせて使いやすく、ニーズやセキュリティガイドラインにあったシステムを開発できるというメリットがありますが、開発のためには業者や技術者が必要になる、維持するためにメンテナンスが必要というデメリットがあります。
3つめの「企業向けChatGPT製品」については、次項で説明します。
企業向けChatGPT製品とは？
企業向けChatGPT製品とは、前述のとおりChatGPTのAPIを利用して開発されている企業向けのサービス/製品のことです。各社からさまざまな製品がリリースされており、当コラムを運営するHEROZが提供する「HEROZ ASK」もそのひとつです。
企業向けChatGPT製品の多くは、ビジネスに最適化するために高度なセキュリティや企業データの保護に特化されています。また、OpenAIが提供する一般的なChatGPTでは利用しづらい企業独自のデータを読み込み、利用できるように「RAG機能」が搭載されています。
また、企業向けChatGPT製品は、業務効率化のための様々な付加機能を備えています。プロンプトテンプレートや文字起こし機能、グループ活用のためのなど、ビジネスニーズに応じた機能が統合されており、幅広い業務領域での活用が可能です。
中小企業の人材不足へのアプローチとしてのChatGPT
中小企業が直面する人材不足の課題は、今後ますます深刻化することが予想されています。2030年には約644万人もの人手が不足すると言われており、労働需要に対して必要な人員を確保できない状況が懸念されています。このような背景から、ChatGPTをはじめとするAI技術の活用が、中小企業にとって有効なアプローチとなる可能性が高まっています。
たしかに、中小企業にとってChatGPTの導入にはコスト面での懸念があるかもしれません。しかし、長期的な視点で見れば、むしろ人材不足の影響を受けやすい中小企業こそがAI技術を積極的に取り入れ、将来に備えるべきといえます。限られた人的リソースを効率的に活用し、生産性を向上させる強力なツールとなり得るAI技術は、中小企業の強い味方になるでしょう。
しかしながら、現状では日本企業の生成AI活用への取り組みは遅れています。生成AIの活用を見込み、その活用方針を定めている日本企業は全体の42.7%に留まっており、米国企業と比較すると約30%以上の開きがあります。この差を埋めることが、日本の中小企業の競争力強化につながる可能性があります。
ChatGPTのような生成AIは、単純作業の自動化だけでなく、創造的な業務支援や意思決定のサポートまで幅広く活用できます。例えば、顧客対応の効率化、マーケティング戦略の立案支援、業務マニュアルの作成など、多岐にわたる業務で人材不足を補完することができるでしょう。
中小企業がChatGPTを導入することで、限られた人材でも高度な業務を遂行できるようになり、結果として企業の成長や競争力の向上につながる可能性があります。人材不足という課題に直面する中小企業にとって、ChatGPTは単なる技術革新ではなく、事業継続と成長のための重要な戦略的ツールとなり得るのです。
導入がしやすいため、DXの第一歩に
ChatGPTの企業導入は、デジタルトランスフォーメーション（DX）の第一歩として理想的です。その最大の魅力は、導入の容易さにあります。技術的なハードルが低く、専門的なIT知識がなくても利用できるため、中小企業にとって取り組みやすいAIツールといえます。
既存のビジネスプロセスへの統合も比較的スムーズです。ChatGPTは柔軟性が高く、様々な業務に適用可能なため、企業の現状のワークフローに無理なく組み込めます。例えば、顧客対応、文書作成、データ分析など、多岐にわたる業務で活用できます。
さらに、従業員のトレーニングにかかる時間と労力も最小限で済みます。ChatGPTのインターフェースは直感的で使いやすく設計されているため、短期間で基本的な操作を習得できます。これにより、導入後すぐに生産性向上の効果を実感しやすいのです。
また、ChatGPTは常に進化し続けているため、一度導入すれば、最新の生成AI技術の恩恵を継続的に受けられます。これは、限られたリソースで最新技術を追いかけることが難しい中小企業にとって、大きなメリットとなります。
このように、ChatGPTは技術的ハードルの低さ、既存プロセスへの統合のしやすさ、短いトレーニング期間という特徴から、中小企業のDX推進における理想的な起点となり得るのです。
生産性の向上につながる
ChatGPTを企業に導入することで、生産性の向上が期待できます。特に、社内研修プログラムの効率化において、ChatGPTは大きな役割を果たします。従来の研修資料作成や内容の更新に要する時間を大幅に削減し、最新の情報を反映した質の高い教材を迅速に提供できるようになります。また、従業員の質問に24時間対応可能なFAQチャットボットとして機能し、学習の継続性を支援します。
さらに、ChatGPTは従業員の創造性を引き出すツールとしても活用できます。ブレインストーミングのパートナーとして機能し、新しいアイデアの発想や問題解決のアプローチを提案することで、従業員の思考の幅を広げます。これにより、従来のやり方にとらわれない革新的なアイデアが生まれやすくなります。
業務改善においても、ChatGPTは強力な味方となります。日々の業務フローを分析し、非効率な部分を特定するのに役立ちます。また、他社の成功事例や最新のトレンドを踏まえた改善案を提示することで、具体的な行動計画の立案をサポートします。これらのアイデアを実践することで、業務プロセスの最適化や顧客満足度の向上につながり、結果として企業全体の生産性が向上します。
中小企業のためのChatGPT導入戦略
中小企業がChatGPTを導入する際には、限られたリソースを最大限に活用する戦略が不可欠です。まずは、ChatGPTを導入しやすい業務を受け持つ部署から試験的にChatGPTを導入し、徐々に他の部門へ展開していくアプローチが効果的です。ChatGPTの活用事例はこちらの記事で紹介していますので、どのような業務でChatGPTを利用できるかイメージを膨らませてみましょう。
段階的導入アプローチ：リスク最小化と効果最大化
各段階では、明確な目標と評価指標を設定することが重要です。例えば、業務効率化率や顧客満足度など、具体的な数値目標を掲げ、定期的に効果を測定します。これにより、投資対効果を可視化し、経営層の理解と支援を得やすくなります。
また、段階的な導入は従業員の適応にも有効です。新しい技術への不安や抵抗感を軽減し、徐々に習熟度を高めていくことができます。各段階で得られたフィードバックを基に、トレーニングプログラムを改善し、組織全体のAIリテラシー向上につなげます。
このアプローチにより、リスクを最小限に抑えつつ、ChatGPTの効果を最大限に引き出すことが可能になります。中小企業にとっては、限られたリソースを効率的に活用しながら、競争力を高める絶好の機会となるでしょう。
コスト面では、比較的導入しやすい「企業向けChatGPT製品」がおすすめです。2024年11月現在は、突出した個性を持つ製品はまだ出てきていないため、契約形態や金額、UIなど自社に合ったものを選定するのが良いでしょう。
AIリーダーシップの確立
AIリーダーシップの確立は、企業がChatGPTなどのAI技術を効果的に導入する上で極めて重要です。AI導入を牽引する人物（AIリーダー、AI推進係など）を企業内、もしくは各部署内で選定し、積極的なAI活用や利用方法の探求、追求、共有などを行います。
AIリーダーには、技術的な知識だけでなく、コミュニケーション能力や変革への意欲も重要な基準となります。部門横断的な視点を持ち、AIの応用可能性を広く捉えられる人材が理想的です。選抜方法としては、公募制や推薦制を採用し、意欲的な社員を発掘することが効果的でしょう。
AIリーダーには、基本的なAI技術の理解はもちろん、ビジネス戦略との連携や倫理的配慮など、多面的なスキルセットが求められます。また、常に最新のAI動向をキャッチアップし、組織に還元する姿勢も重要です。
AIリーダーを中心としたAI導入推進体制では、経営層のサポートを得つつ、各部門との連携を密にすることが成功の鍵となります。定期的な勉強会や成功事例の共有など、組織全体のAIリテラシー向上にも取り組むことで、持続的なAI活用の土台を築くことができるでしょう。
ROI最大化：投資対効果を高める運用のコツ
ChatGPTの企業導入におけるROI最大化には、明確な指標設定が不可欠です。具体的には、タスク完了時間の短縮率、エラー率の低減、顧客満足度の向上などを数値化し、定期的に測定することが効果的です。これらの指標を通じて、ChatGPTの使用頻度と業務効率化の相関関係を分析できます。
効果的な運用には、タスクの優先順位付けが重要です。反復的で時間のかかる業務や、データ分析が必要な複雑なタスクにChatGPTを集中的に活用することで、人的リソースをより創造的な業務に振り向けられます。
定期的な効果測定と改善サイクルの確立も重要です。ChatGPTの活用状況をモニタリングし、ユーザーフィードバックを収集することで、継続的な改善と最適化が可能になります。これにより、長期的なROIの向上につながります。
ChatGPTを利用できる業務領域は？
ChatGPTを活用することで、様々な業務領域で効率化を図ることができます。例えば、営業部門では顧客対応の質を向上させ、総務部門では社内文書作成の時間を短縮し、採用活動では求人票の作成などを支援します。また、日常的な事務作業においても、データ入力や分析、レポート作成などの業務を大幅に効率化できる可能性があります。このように、ChatGPTは幅広い業務領域で活用できる汎用性の高いツールといえるでしょう。それでは、ChatGPTを利用した業務効率化の例を見てみましょう。
営業業務
ChatGPTは営業業務の効率化と質の向上に大きく貢献します。顧客情報の管理と分析では、過去の取引データや顧客とのやりとりを学習し、重要な洞察を提供します。これにより、営業担当者は個々の顧客ニーズをより深く理解し、的確なアプローチが可能になります。
また、営業トークの改善にも活用でき、成功事例を基に最適な話法を提案します。さらに、営業資料の作成においても、ChatGPTは素早く質の高い文章を生成し、プレゼンテーション資料の骨子を提案するなど、作業時間を大幅に短縮します。
顧客からの質問に対しても、ChatGPTは迅速かつ正確な回答案を作成支援し、顧客満足度の向上につながります。これらの機能により、営業チームの生産性が飛躍的に向上し、より戦略的な業務に注力できるようになります。
総務業務
総務部門でのChatGPTの活用は、業務効率化に大きな可能性を秘めています。例えば、社内文書作成の効率化において、ChatGPTは議事録や報告書のテンプレートを瞬時に生成し、担当者の作業時間を大幅に削減します。
また、社内FAQ対応にChatGPTを導入することで、従業員からの問い合わせに24時間即座に回答できるようになり、総務部門の負担軽減につながります。このように、ChatGPTは総務業務の多岐にわたる領域で効率化と品質向上をもたらし、企業の生産性向上に貢献します。
採用業務
ChatGPTを活用した採用業務は、人事担当者の負担を軽減しつつ、効率的な人材獲得を可能にします。効果的な求人票を作成するために、たたき台となるフレーズのアイデアを出させたり、面接質問の自動生成機能により、各候補者に最適化された質問リストを作成でき、より深い洞察を得られます。
これにより、人事担当者は高度な判断が必要な業務に集中できます。さらに、オファーレターなどの採用関連文書作成もAIがサポートし、一貫性のある魅力的な文書を効率的に作成できます。ChatGPTの導入により、採用プロセス全体の質と速度が向上し、優秀な人材の確保につながります。
事務業務
ChatGPTは事務業務の効率化に大きな可能性を秘めています。定型文書の作成や編集では、テンプレートを基に必要な情報を入力するだけで、高品質な文書を短時間で作成できます。会議議事録の要約や整理にも活用でき、重要なポイントを抽出し、簡潔にまとめることが可能です。
メールのやり取りにおいても、ChatGPTは下書きや返信文の作成を支援し、適切な言葉遣いや文章構成をサポートします。さらに、簡単なデータ入力や整理作業においても、ChatGPTを活用することで作業時間を大幅に短縮できます。例えば、表形式のデータを言葉で説明させることで、データの内容をかんたんに把握することができます。
チームで使うならHEROZ ASK
HEROZが提供する「HEROZ ASK」は、チーム利用に特化した機能を備えた企業向けChatGPTです。社内コミュニケーションや情報共有を効率化し、生産性向上に貢献します。
企業向けChatGPTサービスのひとつである「HEROZ ASK」は、OpenAIが提供するPlusプランよりも低額な月額900円から※1 最新のChatGPTモデルの利用が可能です。
企業全体でのご利用はもちろん、部署ごと、チームごとのご利用も可能です。
「HEROZ ASK」は無料でデモを実施しています。詳しい資料のダウンロードはこちらから。
※1 20ID以上の1ユーザあたりの利用価格。19ID以下の利用であれば、月額1980円/ユーザです。
この記事の情報は2024年12月3日時点のものです。
