営業資料作成時間を約45時間→約20時間に削減。成果物作成スピード4倍を実現したボルテックスの業務改革
企業名
株式会社ボルテックス
業種
不動産業
課題
-
Microsoft Copilotと併用して、RAGが使える生成AIを探していた
-
営業350名超に対して営業企画部約10名で対応する膨大な資料作成業務があった
- 情報収集作業に時間がかかっていた
「HEROZ ASK」使用用途
- 営業資料作成
-
業界・企業調査
- 文章校正・表記ルールチェック
「経営に新常識をもたらし富の再分配を実現することにより、社会における格差の拡大とそれによる分断を是正する。」をパーパスに掲げる株式会社ボルテックス（以下、ボルテックス）。不動産を通じて企業の成長を支援する同社では、「HEROZ ASK」で業務効率化に取り組んでいます。
今回お話をうかがったボルテックスでは、全国350名超の営業担当者を約10名の営業企画部でサポートするという体制をとっています。この圧倒的な業務量をこなすために、どのように「HEROZ ASK」を活用しているのでしょうか。経営ソリューション開発プロジェクトリーダーの矢川様、営業企画課の水本様にお話を伺いました。
業務効率を上げる法人向け生成AI SaaSなら「HEROZ ASK」
株式会社ボルテックスとは？
矢川様：当社では、「区分所有オフィス®」を活用した不動産戦略により、本業に連動しない収益と売却可能な資産を確保し、企業価値と継続性の向上に貢献しています。 また、「貸事務所業」を営むことにより、安定した賃料収入を得ることが可能となり、財務基盤の構築に寄与し、そのことで企業の永続性をサポートします。
私は経営ソリューション開発プロジェクトのリーダーを務めており、どのようなツールやAIが世の中にあって、それを使うことでどんなメリットがあるのか、単なる業務改善だけでなく売上向上やお客様満足度の向上につながる最適なツールを探求しています。今回「HEROZ ASK」導入にあたっては、AI活用推進プロジェクトのリーダーも兼任しています。
水本様：私は営業企画課で、営業担当者が使う資料やセミナーで投影する資料、チラシなどの企画から作成、管理まで幅広く担当しています。全国に350名以上いる営業担当者からの依頼に対応し、『お客様の課題を不動産がどのように解決するのか』をご理解いただくための資料を作成するのが主な業務です。
1.「HEROZ ASK」の導入背景
Microsoft Copilotを補完し、チーム利用できる「HEROZ ASK」
矢川様：当社ではMicrosoftの環境を活用しており、Copilotも積極的に導入しています。ただし、以前はRAG※1機能が利用できず、業務に必要な情報を効率的に取得するには限界がありました。また、状況に応じて複数の生成AIモデルを使い分けたいというニーズも社内で高まっていたことから、複数の法人向け生成AIプロダクトを比較検討し、「HEROZ ASK」の導入を決定しました。
「HEROZ ASK」は、利用可能な生成AIモデルの選択肢が非常に豊富で、業務内容や目的に応じて最適なモデルを柔軟に選ぶことができます。導入当初はモデルの使い分けに戸惑う場面もありましたが、丁寧なサポート体制により、スムーズに運用を開始することができました。
さらに、新機能の開発にも積極的で、日々「HEROZ ASK」でできることが増え続けています。こうした充実した機能と運用支援が、数ある法人向け生成AIプロダクトの中から「HEROZ ASK」を選ぶ決定的な要因となりました。
水本様：以前から業務でChatGPTを利用したいと考えていたので、社内のシステムとして安全に利用できるようになった時は、とても興奮しました。
※1 RAG:生成AIに情報検索機能を組み合わせた技術。企業が保有する膨大なデータベースやドキュメントから必要な情報を検索し、それを基に回答を生成することが可能。社内の知識活用や顧客対応において効率的に活用できる。
「HEROZ ASK」なら、ChatGPTもGeminiもClaudeも900円から使える
トップダウンで導入し、ボトムアップで広がる活用
矢川様：導入初期は、各事業部の中でも生成AIの活用に前向きなメンバーを選定し、20〜30アカウントから利用をスタートしました。機能の案内や活用事例の紹介を通じて、徐々に社内での関心が高まり、生成AIに詳しい社員が便利な使い方を広めていったことで、「RAG機能を活用してよりよい回答を得たい」「自分の業務も効率化したい」といった声が多く聞かれるようになりました。
現在では、利用アカウント数は110にまで拡大しており、社内での生成AI活用が着実に広がっています。
2.「HEROZ ASK」活用の具体例
(1)業務時間を約45時間→約20時間に削減
ボルテックス様では、全国350名超の営業担当者から日々寄せられる依頼に、営業企画はわずか10名。案件ごとに業界・規模・意思決定者の関心が異なり、最新データの調査、論点設計、法令・表記ルールの準拠、社内レビュー、直前差し替えなど、営業資料作成業務のタスクは膨大だったと水本さんは語ります。
水本様：私たちの部署では、「HEROZ ASKなしでは業務ができない」というほど活用しています。営業資料作成のすべての工程で使っており、まずお客様ごとに合わせたストーリー構築から始めます。お客様の背景や伝えたい内容を入力すると、どのデータをどういう構成で見せれば納得してもらえるか、論理的な提案をしてくれます。
効果は劇的で、営業資料作成にかかる月間業務時間が45時間から20時間程度に削減され、成果物の作成スピードは格段に早くなりました。今では、以前から担当していた領域の営業資料に加えて、新たな領域の営業資料の作成も担当しています。さらに、営業担当者自身である程度までの資料を作成できるツールの開発にも着手することができています。
(2)海外不動産市況の調査・情報収集を効率化
水本様：不動産業界では同業他社のデータを参考にすることが多く、有価証券報告書や決算説明資料などの分析が必要です。最近は海外企業の案件も増えており、海外の不動産市況の調査も必要になっています。
こういったデータ調査で「HEROZ ASK」のウェブ検索機能を使って、これらの膨大な情報を効率的に収集・整理できるようになりました。自分ひとりでは見落としていたであろう、小さなプレスリリースを「HEROZ ASK」が見つけてきたこともあり、クオリティの面でも助けになっています。
人間は自分で何かを作るよりも、作られたものを批評する方が得意なので、AIがまとめた情報を見て「ここをもっと詳しく調べて」と指示を出していく方が効率的だと感じています。
(3)文章校正・表記ルールチェックで、コンプライアンスも確保
矢川様：不動産業界は投資に関わる分野であるため、お客様の利益を守ると同時に、企業としてのコンプライアンス遵守も欠かせません。資料の文言ひとつが問題となる可能性もあるため、表記ルールに基づいた厳密なチェックが常に求められます。
「HEROZ ASK」では、プロジェクト機能を活用して表記ルールを事前に設定することで、資料作成時の自動チェックが可能になりました。これにより、人の目による確認作業の負担が大幅に軽減され、チェック業務の効率化と精度向上の両立が実現しています。
「HEROZ ASK」なら、ChatGPTもGeminiもClaudeも900円から使える
3.「HEROZ ASK」を利用するうえで気をつけていること
プロンプトの共有と横展開が今後の課題
矢川様：現在、各部署では業務に特化したプロンプトや、汎用性の高いプロンプトが次々と生まれています。しかし、それらが他部署に十分に共有されておらず、社内全体での活用が進んでいない点が課題です。
たとえば、「ロジック構成を客観的に確認するプロンプト」や、「文章・書面のキーポイントを抜粋して要約・比較するプロンプト」などは、特定の部署だけでなく、他部署でも十分に活用できる可能性があります。こうしたプロンプトを社内全体で共有することで、業務効率の向上だけでなく、知識の水平展開にもつながると考えています。
今後は、プロンプトの共有会や勉強会を定期的に開催し、全社的な活用レベルの底上げを図っていく予定です。特に、RAG機能については、使い方に不慣れな社員も多いため、「ドキュメント検索」「会話」「要約」の3つのモードを自在に使い分けられるよう、段階的な教育を進めていきます。
プロンプトは、個人の業務効率を高めるだけでなく、組織全体の知識共有にもつながる重要な資産です。部署の垣根を越えて活用することで、生成AIの力を最大限に引き出していきたいと考えています。
社内データを共有したいならグループ管理できる「HEROZ ASK」がおすすめ！
4.今後の展望
矢川様：社内のさまざまな問い合わせに自動対応できるチャットボットの構築を進めています。定型的な業務を対象に、効率化と対応品質の向上を目指して運用を開始する予定です。
今後は、対応範囲を徐々に広げながら、より高度な問い合わせにも対応できるよう機能を拡張していく方針です。業務の特性に応じた設計と段階的な導入により、社内全体の業務効率化と情報提供の質の向上を図っていきます。
水本様：タスク管理の効率化も進めたいです。業務の依頼文や指示文の作成に「HEROZ ASK」を活用し、誰が見てもすぐに何をすべきか理解できる文章を作成できるようにしたいと考えています。
5.まとめ
ボルテックス様では「HEROZ ASK」を積極的にご利用いただき、活用方法を見出し、社内で広めていただいた結果、営業資料作成時間を大きく削減し、効率化が進んだ分、さらに業務範囲を広げていらっしゃいました。
資料作成、調査、文章校正など業務効率化でお悩みの企業様は、ぜひ一度「HEROZ ASK」のデモをご覧ください。実際にどのように利用できるか、その場でご相談も受け付けております。
