会議後の議事録作成に時間を取られ、本来の業務に支障をきたしていませんか？ ChatGPTを利用すれば、議事録作成の工数は大きく削減することができます。
「ChatGPTを業務に利用したいけれど、何から始めて良いかわからない」という方にとっても、議事録作成はChatGPTの業務利用のファーストステップとして最適です。
この記事では、ChatGPTを利用した議事録作成の方法を詳しく紹介します。
議事録作成にかかる時間を月1.5時間時間削減
当社調べでは、ChatGPTを利用した企業向け生成AIサービスである「HEROZ ASK」で議事録を作成したところ、ひとりあたり月に1.5時間削減することができました。ChatGPTで議事録作成することによるメリットは時間削減だけではありません。
・ベテランでも新人でも、同じクオリティで議事録が作成できる
・会議中のメモを取る必要がなくなるため、会議に集中することができる
・会議後すぐに議事録を提出することができるため、todoの漏れが減った
など、業務全体のクオリティアップにつながるメリットがあります。
ChatGPTを利用した議事録作成の方法について詳しく見ていきましょう。
ChatGPTを利用した議事録作成の流れ
ChatGPTを活用した議事録作成の大まかな流れはこちら。
①会議を録音する
②会議の音声データを文字起こし
③文字起こしをChatGPTに入力、議事録の形式や重要ポイントの抽出を指示（プロンプト）
④生成された議事録の内容の正確性や一貫性を確認し、必要に応じて編集・校正
一般的なChatGPTでは、②会議の音声データを文字起こし ができないため、他の文字起こしツールを利用する必要があります。無料のツールもあるので、利用してみるのも良いでしょう。
文字起こしから議事録作成まで一気通貫で行うには？
議事録をひとつ作るために、さまざまなツールにまたがって作業するのは手間、という方には、RAGが実装されている法人用ChatGPTがおすすめです。
RAGとは、ChatGPTに音声ファイルやWordファイルなどをアップロードすることができる機能で、文字だけで利用する一般的なChatGPTと比べると業務利用できる用途が一気に広がります。つまり、RAGが備えられたChatGPTを利用すれば、別途の文字起こしツールなしに、ChatGPT上だけで議事録作成を完結させることができます。
法人用ChatGPTでは、RAGのほかにも企業が安全に便利に利用するためのセキュリティやユーザーインターフェースへの工夫が加えられている場合がほとんどです。
当コラムを運営する「HEROZ ASK」もこういった法人向けChatGPTのひとつで、月額900円/ユーザー※1 から、RAG機能をはじめとした企業やグループで利用するのに便利な機能を備えた企業向け生成AIサービスです。
今回は、議事録作成の方法をこの「HEROZ ASK」を使って説明します。別の製品や企業独自に構築したChatGPT利用環境でも、RAG機能さえ備わっていれば基本的な方法は同じですので、参考にしてください。
※1 20ID以上の1ユーザあたりの利用価格。19ID以下の利用であれば、月額1980円/ユーザです。
RAG機能付きのChatGPTで議事録を作成する方法
一番シンプルな方法で議事録を作成する方法を紹介します。
会議を録音する
まずは会議の録音です。対面で会議を行っている場合は全員の声が拾えるよう、レコーダーの位置取りに気をつけましょう。オンラインで会議を行っている場合は、パソコンに内蔵されている録音機能で録音すると雑音が入らないため、利用しやすいデータになります。
「HEROZ ASK」にアップロードする場合は、mp3、mp4、m4a、wav、mpegとさまざまな音声・動画ファイルに対応しています。容量も100MBまで対応しているため、mp3の場合は3時間超の会議音声まで分割なしでアップロードが可能です。
音声データをアップロードする
「HEROZ ASK」は用途に合わせてプロジェクトを作成できるため、議事録作成用のプロジェクトを作成します。
音声ファイルはドラッグ＆ドロップでアップロードできます。
議事録作成を指示する
アップロードした音声を選択し、「議事録を作成してください」と指示するだけで、会議の概要をまとめた議事録が作成されます。
以上は最も早く、かんたんな方法ですが、定例会議などに合わせて細かなカスタマイズをすることも可能です。
プロンプトを工夫する
「HEROZ ASK」には、デフォルトプロンプトを指定する機能があり、見出しの順番や文字数などをプロンプトで指定することで、毎回決まったフォーマットで議事録をまとめておくこともできます。
この機能を利用することで、毎回同じフォーマットで議事録を生成することができます。
当記事のために作成した議事録プロジェクトでは、以下のようなプロンプトを作成しました。
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選択した音声ファイルをもとに、以下の条件と出力形式で議事録を作成してください。 条件: - 議事録の内容からタイトルを決めてください - 議事内容は箇条書きで簡潔に記載してください - 見出しや改行、空白などを利用して見やすくしてください - 全部で500文字程度にまとめてください - 用語集.xlsxに記載された用語と社員名を用いてください 出力形式: 会議タイトル 会議日時 参加者 決定事項 持ち帰り事項 議事内容 |
議事録作成を効率化したいなら、HEROZ ASK
AIを使って業務を効率化したいと考えているなら、手軽に導入できるうえに、メリットがたくさんある議事録作成から始めてみるのがおすすめです。
今回、議事録作成の解説でも利用している「HEROZ ASK」は、ChatGPTの便利さはそのままに、RAGをはじめとした企業向けの機能とユーザーインターフェースを備えた企業向け生成AIサービスで、業界最安値の月額900円/ユーザー※1 から、ご利用いただくことができます。
「HEROZ ASK」なら、議事録作成だけでなく、FAQ作成、営業ロールプレイング、アイデア出しなどさまざまな用途で役立てることができます。
「こんな使い方はできるの？」「どういう機能がついている？」など、質問があれば、いつでもお問い合わせください。無料デモも実施中です。
この記事の情報は2024年12月3日時点のものです。
